Wie agiles, modernes HRM und rollenbasiertes Arbeiten Wirkung zeigen

Scheuklappen, ade

Erst ein Trend, jetzt pure Notwendigkeit – das agile Human Resources Management (HRM). Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Prinzipien – hierarchische Strukturen brechen auf, virtuelle Teams entstehen und die Kundenfokussierung nimmt zu.

Wenn sich Unternehmen agil aufstellen, dann muss auch das HRM nachziehen, um nicht in der Bedeutungslosigkeit zu verschwinden. Für das Personalmanagement wird es Zeit, sich neu auszurichten und sich zum Weichensteller für andere Abteilungen zu entwickeln. Auf diesem Gebiet schlummert viel Potenzial für den gesamten Veränderungsprozess in Richtung Agilität. Denn die wichtigste Ressource für Unternehmen sind die Mitarbeiter.

Auch das HRM kann sich dem weltweiten Trend der künstlichen Intelligenz (KI) nicht entziehen. Noch vor über zwei Jahrzehnten war das Thema Zukunftsmusik. Damals besiegte “Deep Blue”, die künstliche Intelligenz eines amerikanischen Großkonzerns, den Schachgroßmeister Garry Kasparov in zwei Matches. Nun aber ist eine selbstlernende KI kein Traum mehr, sondern bereits Wirklichkeit. Doch welche Einsatzgebiete kann es hierfür im Human Resource Management geben?

Seit längerer Zeit ist die gesamte Arbeits- und Wirtschaftswelt im Wandel begriffen – das betrifft die Art der Zusammenarbeit, wie Wertschöpfung passiert und wie Produkte und Innovation entstehen. Als wichtiger Akteur für den Geschäftserfolg muss auch das Personalmanagement neue Wege beschreiten. Ein agiles HRM zeichnet sich durch Ganzheitlichkeit, Kundenfokussierung und Flexibilität aus. Agilität bedeutet in diesem Fall die Bereitschaft und Fähigkeit, sich an verändernde Bedingungen anpassen zu können sowie dabei kontinuierlich zu lernen und sich zu entwickeln. Lange Entscheidungswege und Planungszyklen sind aufgrund der zunehmenden Dynamik der Märkte nicht mehr zeitgemäß. Als wesentliche Erfolgsfaktoren kristallisieren sich eine schnelle Entscheidungsfähigkeit und eine organische Beweglichkeit heraus.

Agilität: Mehr als ein Buzzword

Human Resource Management hat die Aufgabe, eine digitale und agile Entwicklung der Organisation zu unterstützen. Dennoch arbeitet ein Drittel der Personalabteilungen noch immer vorrangig manuell, obwohl die Digitalisierung von HR-Prozessen die Effizienz um 20 bis 30 Prozent verbessert. Bei der Mehrheit der Unternehmen ist die Digitalisierung des HRM jedoch noch nicht weit fortgeschritten. Fast 80 Prozent der Unternehmen planen aber, innerhalb der nächsten zwei Jahre vermehrt digitalisierte Prozesse in mindestens einem HR-Vorgang einzusetzen. Über die Hälfte der befragten Organisationen wollen darüber hinaus mehr in ihre IT-Abteilung investieren, ein Viertel will sogar stärker auf neue Technologien wie KI setzen.

Doch wenn modernes HR-Management die digitale und auch agile Entwicklung aktiv unterstützen soll, muss es sich auch selbst entsprechend aufstellen. Dazu gehört zum Beispiel eine Personalentwicklung, die die Eigenverantwortung sowie Veränderungsfähigkeit und -bereitschaft der Mitarbeiter in den Fokus nimmt. Dies ist vor allem eine Frage der Organisations- und Führungskultur. Bei einem agilen HRM handelt es sich um ein Personalmanagement, das Probleme und Herausforderungen grundsätzlich ganzheitlich betrachtet.

HRM agil aufstellen

Im Mittelpunkt von agilen und dynamischen Organisationsstrukturen steht die Kundenfokussierung. Im HRM gilt es, sich zu fragen: Welche Probleme des Business sind zu lösen? Künftig nimmt Personalmanagement immer mehr die Rolle eines Befähigers beziehungsweise Enablers ein. HRM der neuen Generation entwickelt sich zum Berater und fördert die Selbstverantwortung der Mitarbeiter – auch in Sachen Personalarbeit. Einige Aufgaben, die klassischerweise in der Hand der HR-Manager waren, können Mitarbeiter effektiver selbst übernehmen. Zum einen, weil sie sich näher am Team- oder Marktgeschehen befinden, zum anderen, weil sie wissen, welches Bedürfnis die Kollegen etwa in puncto Weiterbildung haben.

Dennoch bleibt die Verantwortung in der Personalabteilung – die Befähigung der Mitarbeiter ist hier entscheidend. So leistet HRM als Enabler Hilfe zur Selbsthilfe, unterstützt die Arbeitnehmer dabei, langfristig zu wachsen und sorgt damit für eine agilere Aufstellung der Organisation. Der Wandel vollzieht sich bereits in einigen Unternehmen: von Hierarchie- und Silodenken zu Netzwerkorganisation und Interdisziplinarität, von Gewinn- zu Nutzenmaximierung und von Fremdsteuerung beziehungsweise Top-down-Entscheidungen zu gesteigerter Selbstverantwortung und Menschenkenntnis.

Personaler unterstützen Mitarbeiter

Kennzeichen eines agilen HRMs ist: Gespräche mit Arbeitnehmern einmal im Quartal oder monatlich ansetzen, Ziele flexibel anpassen, Feedback-Dialog und die Entwicklung des Mitarbeiters in den Fokus rücken, individuelle Ziele und variable Vergütung entkoppeln sowie kollektive Ziele mehr Raum einnehmen lassen. In diesem Kontext bietet beispielsweise das Konzept der OKR (Objectives and Key Results) eine interessante Alternative, die von Personalmanagern in einem agilen Umfeld vorangetrieben wird.

Moderne Personalarbeit zeichnet sich dadurch aus, dass die jeweiligen Mitarbeiter bei der Einordnung, wo sie gerade stehen und welche Rolle sie erfüllen, Unterstützung erfahren, damit sie ihre Aufgaben erfolgreich bearbeiten können. Hierzu gehört auch, dass HRM sich als Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitern begreift und aufgrund dieser Position den Wandel des Unternehmens hin zu einer agilen Organisation beschleunigen kann.

Teil dieser Aufgabe ist das Etablieren von neuen Werten, das Entwickeln von entsprechenden Glaubenssätzen in der Organisation sowie das Erarbeiten von nachhaltigen Rollenidentitäten. In agilen Strukturen gilt es Arbeitnehmer zu finden, die bereit sind, das zu lernen, was das Unternehmen morgen braucht. Agile Köpfe dieser Art haben die Bereitschaft, stetig dazuzulernen und sich in immer neue Themenfelder einzuarbeiten. Ein agiles Personalmanagement unterstützt diese Mitarbeiter als Begleiter auf Augenhöhe.

Personaler auf neuen Wegen

Gegenwärtig kann sich ein modernes Personalmanagement nicht dem Trend der künstlichen Intelligenz (KI) entziehen. Erste Lösungen in diesem Bereich streben an, das Recruiting und die Karriereplanung zu unterstützen. Doch welche Vorteile können HR-Verantwortliche aus den neuen Möglichkeiten ziehen? Viele administrative Aufgaben belasten die Personalabteilungen – an strategische HR-Arbeit lässt sich oft nicht denken. In Zeiten des Fachkräftemangels hilft klassisches Recruiting nur bedingt bei der Suche nach den passenden Mitarbeitern.

Potenzielle Kandidaten müssen zunehmend direkt auf das Unternehmen oder die zu besetzende Position aufmerksam gemacht werden. Doch kaum ein HR-Manager hat Zeit, manuell die bekanntesten Netzwerke zu durchforsten. In dieser Situation können Sourcing-Tools, auch als Robot-Recruiter bezeichnet, Abhilfe schaffen: Sie durchsuchen zeitgleich mehrere Datenbanken, soziale Medien oder Businessnetzwerke nach bestimmten Kriterien. Auch im Bewerbungsprozess können KI-Anwendungen das Vorgehen effizienter gestalten. Sogenannte “perfect match”-Systeme in Form von Chatbots prüfen auf Basis der Daten aus Bewerbungsunterlagen, Webinteraktionen und Social-Media-Aktivitäten die Eignung der Kandidaten für die anvisierte Stelle oder schlagen proaktiv eine passende Position vor.

Der digitale Karriereberater kommt

Digitale Recruitment-Assistenten gleichen die expliziten und impliziten Vorstellungen und Fähigkeiten der Kandidaten auch mit anderen Möglichkeiten im Unternehmen ab. Auf Karriereseiten beantworten die intelligenten Helfer zum Beispiel Fragen über offene Stellen oder über die Organisation. Laut einer Studie der Universität Bamberg setzen zwar erst 3,3 Prozent der Unternehmen einen solchen digitalen Karriereberater ein, doch vier von zehn glauben, dass diese Hilfsmittel zukünftig häufiger zum Einsatz kommen. Im Assessment-Center vereinfachen digitale Assistenten bereits durch cloudbasierte E-Assessment-Lösungen die Entscheidungsfindung.

Mit der Integration dieser Tools in das eigene Bewerbermanagement-System erhalten Recruiter Unterstützung beim Sichten von Kompetenzen, Verhalten und Fähigkeiten von Bewerbern. Es lassen sich beispielsweise Indikatoren zur Persönlichkeit, Motivation oder zu logischem Denken messen und so strukturierte Informationen bereitstellen, um den Auswahlprozess zu erleichtern. Auch abseits des Recruitings können Chatbots HR-Manager entlasten: Beispielsweise nimmt die Roboterdame Mila via Chat Krankmeldungen von Mitarbeitern entgegen, bestätigt den Eingang und informiert die entsprechenden Führungskräfte.

Lernen für die Zukunft

HRM als Enabler der Mitarbeiter muss die Weiterentwicklung jedes einzelnen im Blick haben. Dabei gilt es, die Anforderungen von morgen profilgerecht zu entwickeln. Vorstellbar wäre etwa, dass auch hier KI-Systeme einen wichtigen Beitrag zur Befähigung leisten. Intelligente Profilanalysen stellen sicher, dass Mitarbeiter sich mit den Personen vernetzen, die sie weiterbringen, schlagen Schulungen vor oder zeigen an, wer im Unternehmen welche Skills erlernt hat, um sie mit anderen zu teilen. Auch unternehmensinterne Lernprogramme richten sich nach den Analysen der KI-Systeme und sorgen so dafür, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den passenden Weiterbildungsprogrammen hat. Daher muss der Einsatz von KI im HR-Bereich konzeptionell immer wachstums- und entwicklungsorientiert sein – durch den virtuellen Coach lassen sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter zielgerichtet entfesseln. Diese zusätzliche Förderung schlägt sich über kurz oder lang in einer verbesserten Zufriedenheit und Motivation der Angestellten nieder.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass KI das Potenzial hat, die Geschwindigkeit und Qualität bei der Bewerberauswahl zu verbessern. Vor allem bei der Vorauswahl geeigneter Bewerber im großen Stil bei weitläufig angesetzten Stellenbesetzungen entfalten KI-gesteuerte Anwendungen ihre unterstützende Wirkung. Im nächsten Schritt können HR-Mitarbeiter auf Grundlage der Matchings den weiteren Rekrutierungsprozess angehen. Die Aufgabe der KI-Systeme ist somit klar: Personalarbeit lässt sich zwar unterstützen, aber nicht durch sie ersetzen.

Aus heutiger Sicht zeigt sich KI etwa bei der Auswahl von Spezialisten oder bei der Suche nach Führungspersonal nur bedingt einsetzbar – Querdenker fallen zu oft durch das Raster der digitalen Helfer. So praktisch ein Einsatz der Technologie auch sein mag, eines fehlt ihr: emotionale Intelligenz. Einfühlungsvermögen und Empathie sind Schlüsselqualifikationen für erfolgreiche Personaler. Mitarbeiter richtig einschätzen, Entwicklungsmöglichkeiten erkennen und die Arbeitnehmer entsprechend enabeln – das macht ein professionelles Management aus. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter so befähigen, dass sie Raum für Weiterentwicklung und kreatives Denken haben, denn KI kann weder Empathie noch Fantasie künstlich produzieren.

Positive Markenbildung

Im Zuge des War for Talents gewinnt die Arbeitnehmerzufriedenheit einen völlig neuen Stellenwert. Daher zeichnet sich die Bindung der Mitarbeiter an eine Organisation als eine der großen Herausforderungen für das HRM ab. Für eine erfolgreiche Mitarbeitergewinnung bietet Employer Branding Unternehmen eine nachhaltige Lösung. Im Fokus stehen dabei der Aufbau sowie die Pflege einer Arbeitgebermarke. So können Inhaber die Attraktivität ihres Betriebes sowohl für die aktuellen Mitarbeiter als auch für künftige Angestellte steigern.

In diesem Zusammenhang spielen Unternehmenswerte, Karrieremöglichkeiten, leistungsgerechte Vergütungen, Transparenz oder auch eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie Spielraum für Innovationen eine wichtige Rolle. Moderne Büroausstattung, Homeoffice-Arbeitsplätze oder flexible Arbeitszeiten beeinflussen die Marke zusätzlich positiv und vereinfachen das Recruiting. Das Ergebnis: steigende Zufriedenheit aufseiten der Angestellten. Damit wiederum wachsen die Unternehmensidentifikation sowie die Bindung der Beschäftigten zur Organisation, was sich positiv auf die Leistungsbereitschaft auswirkt. Weisen Mitarbeiter eine hohe Identifikation mit ihrem Unternehmen auf, sind sie zufriedener und engagierter.

Arbeitsfluss gestört

In Zeiten von Multitasking, Burn-out und Depression rückt beim Thema HRM vermehrt auch der Arbeitnehmerschutz in den Vordergrund. Denn das Arbeitstempo steigt unternehmensübergreifend, viele Mitarbeiter wissen nicht mehr, wie sie den Anforderungen entsprechen sollen. Erreichen die Arbeitnehmer die zu hoch gesteckten Ziele trotz des großen Drucks, passt sich der Maßstab sofort an. So geraten Mitarbeiter in einen Strudel der immer größeren Arbeitsbelastung. Zusätzlich beeinträchtigt die permanente Informationsflut von inner- und außerhalb des Unternehmens den Arbeitsprozess. Ständige Unterbrechungen durch E-Mail, Telefon und persönliche Ansprache führen zu Ineffizienz und dem permanenten Gefühl der Überforderung.

Jeder Mitarbeiter wird bis zu 27mal am Tag gestört. Für jede Unterbrechung in einem Arbeitsprozess braucht der Arbeitnehmer durchschnittlich zehn bis 15 Minuten, um sich wieder voll auf die ursprüngliche Aufgabe zu konzentrieren. Dazu kommt noch zunehmende Unsicherheit aufgrund veränderter Anforderungen und Bedingungen in Zeiten des agilen Umbruchs. Dies führt zu Stress, Konzentrationsschwäche und einer vermehrten Anfälligkeit für Erkrankungen wie Burn-out und Depressionen. Viele Studien zu dem Thema zeigen, dass das menschliche Gehirn gar nicht darauf ausgerichtet ist, gleichzeitig mehrere Dinge mit derselben Konzentration zu verarbeiten. Das Gehirn fokussiert sich demnach immer auf die gerade wichtigste Aufgabe. Nur die Abarbeitung einzelner Aufgaben nacheinander stellt sich als wirklich effektiv und produktiv heraus.

Rollen geben Freiraum

Doch wie lässt sich Mitarbeitern Sicherheit vermitteln und die agile Umwälzung positiv gestalten? Um den permanenten Informationsfluss zu zügeln und den nötigen Spielraum für Veränderungsprozesse zu schaffen, bietet es sich an, eine klare Rollenverteilung einzuführen. Mithilfe eines rollenbasierten Steuerungssystems weiß jeder Mitarbeiter, welche Kernaufgaben zu erledigen sind und wann sich die anderen Teammitglieder gerade in welcher Rolle befinden. Dabei sind Arbeitnehmer für ein bestimmtes Zeitfenster ausschließlich in einer Rolle tätig und auch hauptsächlich in dieser ansprechbar. So arbeiten sie konzentriert und störungsfrei, während die Abteilung für Kunden, Kollegen und externe Partner jederzeit ansprechbar bleibt und den agilen Anforderungen Rechnung trägt.

Aus dieser Arbeitsweise resultiert Transparenz sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Managementebene. Denn nicht nur Unternehmen brauchen einen klaren Fokus und erreichbare Zielsetzungen – auch die Teams. Allein das Management ist fähig, die Leistungskultur im jeweiligen Unternehmen grundlegend zu beeinflussen: Realistische Arbeitsziele und eine klare Rollenverteilung schaffen ein besseres, gesünderes Arbeitsklima. Somit steigt auch die Lust am Out-of-the-box-Denken und öffnet die Tür für innovative Ansätze. Nur so sind Unternehmen für die Veränderungen im HRM gut gerüstet.